"Kann ich diese Nebenkostennachforderung von 2021 eigentlich noch geltend machen?" Diese Frage stellen sich viele Vermieter, wenn sie bei der Betriebskostenabrechnung auf Nachzahlungen stoßen oder nachträglich Fehler entdecken. Die Antwort ist oft ernüchternd: Viele Forderungen sind bereits verjährt.

Das Thema Verjährung bei Nebenkostennachforderungen ist für Vermieter existenziell wichtig. Ein versäumter Termin oder eine falsche Berechnung kann bedeuten, dass du auf mehreren tausend Euro Nachforderungen sitzen bleibst. Gleichzeitig werden die rechtlichen Anforderungen durch neue Regelungen wie die CO2-Kostenteilung 2024 immer komplexer.

Die 3-Jahres-Frist: Grundlage der Verjährung nach BGB

Die Verjährung von Nebenkostennachforderungen richtet sich nach der allgemeinen Verjährungsfrist des BGB. Nach § 195 BGB beträgt diese drei Jahre. Entscheidend ist jedoch, wann diese Frist zu laufen beginnt.

Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du als Vermieter von den Umständen Kenntnis erlangt hast (§ 199 Abs. 1 BGB). Das bedeutet konkret: Eine Nebenkostennachforderung für das Abrechnungsjahr 2021 verjährt grundsätzlich am 31. Dezember 2024.

Wichtig: Die Frist beginnt nicht erst mit der Zustellung der Betriebskostenabrechnung an den Mieter, sondern bereits mit dem Entstehen des Anspruchs und deiner Kenntnis davon.

Sonderfall: Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB

Neben der allgemeinen Verjährung gibt es eine wichtige Besonderheit: § 556 Abs. 3 BGB schreibt vor, dass Betriebskostenabrechnungen innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden müssen.

Versäumst du diese Frist, verlierst du grundsätzlich den Anspruch auf Nachforderungen – unabhängig von der Verjährung. Für das Abrechnungsjahr 2023 endet diese Frist beispielsweise am 31. Dezember 2024.

Ausnahme: Bist du ohne Verschulden an der rechtzeitigen Abrechnung gehindert (z.B. weil der Energieversorger die Jahresabrechnung verspätet liefert), kann die Frist verlängert werden.

Praktisches Beispiel: Verjährungsfristen berechnen

Stellen wir uns vor, du entdeckst im März 2024 einen Fehler in der Betriebskostenabrechnung für 2021. Die ursprüngliche Abrechnung ergab eine Gutschrift von 200 Euro, korrekt wäre jedoch eine Nachzahlung von 350 Euro gewesen.

• Abrechnungsjahr: 2021
• Nachforderung: 550 Euro (200 + 350)
• Verjährungsbeginn: 31. Dezember 2021
• Verjährung tritt ein: 31. Dezember 2024

Da du den Fehler 2024 entdeckst, kannst du die Nachforderung theoretisch noch bis Ende 2024 geltend machen. Praktisch ist dies jedoch schwierig, da die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB bereits abgelaufen ist.

Diese Berechnung manuell durchzuführen ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Der Nebenkosten-Assistent berechnet das automatisch und rechtssicher. Jetzt kostenlos ausprobieren

Neue Herausforderungen 2024: CO2-Kosten und Kabelgebühren

Die Gesetzesänderungen 2024 bringen zusätzliche Komplexität mit sich:

CO2-Kostenteilung: Seit 2023 müssen CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Die genaue Berechnung hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab und erfordert komplexe Berechnungen nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz.

Wegfall des Nebenkostenprivilegs für Kabel-TV: Kabelgebühren können ab 2024 nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abgerechnet werden. Bestehende Verträge müssen angepasst werden.

Beide Änderungen erhöhen das Risiko von Abrechnungsfehlern und damit verbundenen Verjährungsproblemen erheblich.

Häufige Fehler, die zur Verjährung führen

Fehler 1: Zu späte Abrechnung
Viele Vermieter unterschätzen die 12-Monats-Frist. Besonders bei selbstverwalteten Objekten kommt die Betriebskostenabrechnung oft zu spät.

Fehler 2: Unvollständige Belege
Fehlende oder unvollständige Belege führen zu verzögerten Abrechnungen und können Nachforderungen unmöglich machen.

Fehler 3: Falsche Verjährungsberechnung
Viele Vermieter glauben, die Verjährung beginne erst mit der Zustellung der Abrechnung. Das ist falsch und kann teuer werden.

Dieser Fehler kommt häufig vor und kann zu Rückforderungen führen. Unser Tool prüft automatisch auf solche Fehler. Kostenlos testen

Tipps für die Praxis: So sicherst du deine Ansprüche

1. Führe einen Abrechnungskalender: Notiere dir für jedes Objekt die wichtigen Termine. Für 2024er Abrechnungen ist der Stichtag der 31. Dezember 2025.

2. Sammle Belege sofort: Warte nicht bis zum Jahresende. Alle Rechnungen und Belege sollten zeitnah digitalisiert und archiviert werden.

3. Prüfe regelmäßig auf Änderungen: Neue Gesetze wie die CO2-Kostenteilung erfordern Anpassungen in der Abrechnung. Informiere dich regelmäßig über Änderungen.

4. Dokumentiere Verzögerungen: Falls externe Umstände die rechtzeitige Abrechnung verhindern, dokumentiere dies sorgfältig. Das kann die 12-Monats-Frist verlängern.

5. Nutze professionelle Tools: Manuelle Abrechnungen sind fehleranfällig und zeitaufwändig. Automatisierte Lösungen reduzieren das Verjährungsrisiko erheblich.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte

• Verjährungsfrist: 3 Jahre nach Ende des Abrechnungsjahres (§ 195, 199 BGB)
• Abrechnungsfrist: 12 Monate nach Abrechnungsende, sonst Verlust der Nachforderung (§ 556 Abs. 3 BGB)
• Neue Regelungen 2024: CO2-Kostenteilung und Wegfall Kabel-Nebenkostenprivileg erhöhen Komplexität
• Häufigster Fehler: Zu späte Abrechnung führt zum kompletten Verlust von Nachforderungen
• Praxistipp: Abrechnungskalender führen und professionelle Tools nutzen

💡 Betriebskostenabrechnung automatisieren?
Der Nebenkosten-Assistent erstellt Ihre rechtssichere Betriebskostenabrechnung automatisch – inklusive aller in diesem Artikel beschriebenen Details und aktuellen Gesetzesänderungen. Jetzt kostenlos testen und in 2 Minuten zur Preview →