Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Datenschutzbeauftragter:
Aufgrund der Unternehmensgröße sind wir derzeit nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Kontaktadresse.

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2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistung erforderlich ist. Auf welcher Rechtsgrundlage eine Verarbeitung beruht (z. B. Vertrag, berechtigtes Interesse, Einwilligung oder gesetzliche Pflicht), geben wir in den folgenden Abschnitten jeweils an.

2.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch europäische oder nationale Rechtsvorschriften vorgesehen wurde. Eine Löschung erfolgt auch dann, wenn eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist abläuft.

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3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert - letztes Oktett wird entfernt)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Website gelangt (Referrer)
• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Internet-Service-Provider

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

3.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist notwendig, um eine Auslieferung der Website zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen und die Sicherheit unserer IT-Systeme zu gewährleisten.

3.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung zur Bereitstellung der Website ist dies nach spätestens 7 Tagen der Fall.

3.5 Hosting-Anbieter

Unsere Website wird gehostet bei:

Der Hosting-Anbieter speichert alle Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Website anfallen. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

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4. Cookies

4.1 Beschreibung und Umfang

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, die im Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.

4.2 Arten von Cookies

a) Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Funktionsfähigkeit der Website erforderlich:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

b) Analyse-Cookies (Google Analytics)

Diese Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie in unserer Cookie-Einwilligung „Statistik“ ausgewählt haben (siehe Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 25 Abs. 1 TDDDG

c) Marketing-Cookies (Google Ads)

Diese Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie in unserer Cookie-Einwilligung „Marketing“ ausgewählt haben (siehe Abschnitt 5a).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 25 Abs. 1 TDDDG

Solange Sie keine Auswahl getroffen haben, laden wir weder Google Analytics noch Google Ads.

4.3 Cookie-Einstellungen verwalten

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern:

Sie können Ihren Browser auch so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln entscheiden können. Cookies können Sie jederzeit über Ihren Browser löschen.

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4a. Reichweitenmessung mit Matomo (ohne Cookies)

4a.1 Beschreibung und Umfang

Um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, setzen wir die Open-Source-Software Matomo ein. Matomo läuft auf unserem eigenen Server unter stats.nebenkosten-assistent.de beim Hosting-Anbieter ALL-INKL.COM in Deutschland (siehe Abschnitt 3.5). Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, auch nicht an den Hersteller von Matomo.

Matomo ist bei uns so eingestellt, dass es keine Cookies setzt und keine Merkmale Ihres Browsers oder Geräts ausliest (etwa Bildschirmauflösung oder installierte Plugins). Es wird nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert.

4a.2 Verarbeitete Daten

• Ihre IP-Adresse, die vor der Speicherung um zwei Bytes gekürzt wird (z. B. 192.168.xxx.xxx), sodass sie Ihnen nicht mehr zugeordnet werden kann
• die aufgerufene Seite und die Seite, von der Sie zu uns gekommen sind (Referrer)
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs, Browsertyp und -sprache, Betriebssystem, Gerätetyp
• Kampagnenangaben aus Links (z. B. utm_source)

Seitenadressen, die persönliche Zugangsschlüssel, Vorgangsnummern oder E-Mail-Adressen enthalten (etwa Links zu Ihrer Vorschau, Zahlung oder Newsletter-Abmeldung), werden vor der Übermittlung an Matomo durch Platzhalter ersetzt. Matomo erfährt also z. B. nur, dass eine Vorschauseite aufgerufen wurde, nicht welche.

Ein Besuch wird nur innerhalb desselben Tages als zusammengehörig erkannt. Ein Profil über mehrere Tage oder Geräte entsteht nicht.

4a.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Wir nutzen die Auswertung, um die Reichweite unserer Website zu messen, beliebte Inhalte zu erkennen und Stellen zu finden, an denen Besucher ein Angebot abbrechen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist nicht erforderlich, weil Matomo bei uns weder Informationen auf Ihrem Endgerät speichert noch dort gespeicherte Informationen (wie Cookies oder Gerätemerkmale) ausliest. Matomo erscheint deshalb nicht im Cookie-Banner.

4a.4 Speicherdauer

Die einzelnen Aufrufdaten werden nach 180 Tagen gelöscht. Danach bleiben nur zusammengefasste Berichte ohne Bezug zu einzelnen Besuchen erhalten (z. B. „Seitenaufrufe pro Monat“).

4a.5 Widerspruch

Sie können der Messung jederzeit widersprechen. Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ sendet, messen wir ohnehin nicht. Alternativ können Sie die Messung hier für diesen Browser abschalten:

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5. Google Analytics

5.1 Beschreibung und Umfang

Wir verwenden Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

5.2 Verarbeitete Daten

Google Analytics verwendet Cookies und erfasst folgende Informationen:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• Besuchte Seiten
• Verweildauer

5.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Nutzung von Google Analytics dient dazu:

• Die Nutzung unserer Website zu analysieren
• Reports über die Websiteaktivitäten zu erstellen
• Unsere Website zu optimieren
• Weitere mit der Website- und Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen

5.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG. Google Analytics wird nur aktiviert, wenn Sie in unserer Cookie-Einwilligung „Statistik“ ausgewählt haben. Widerrufen Sie die Einwilligung, entfernen wir die bereits gesetzten Analytics-Cookies.

5.5 Datenübermittlung in die USA

Google verarbeitet Ihre Daten in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von:

• Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Google ist EU-US Data Privacy Framework zertifiziert

5.6 Widerspruch und Löschung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen durch:

• Änderung Ihrer Cookie-Einstellungen (Button oben)
• Installation des Google Analytics Opt-out Browser Add-ons: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

5.7 Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google Analytics:

• Google Datenschutzerklärung
• Google Analytics Datennutzung

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5a. Google Ads Conversion-Tracking

5a.1 Beschreibung und Umfang

Wir nutzen das Conversion-Tracking von Google Ads, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit erfahren wir, ob jemand nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen bei uns eine Bestellung abgeschlossen hat. Das Tracking wird nur aktiviert, wenn Sie in der Cookie-Einwilligung „Marketing“ ausgewählt haben.

5a.2 Verarbeitete Daten

Google setzt dazu ein Cookie (zum Beispiel _gcl_au) und verarbeitet Informationen wie die Kennung des Anzeigenklicks, den Zeitpunkt, die besuchte Seite und die gekürzte IP-Adresse. Wir erhalten von Google nur zusammengefasste Auswertungen, aus denen wir Sie nicht identifizieren können. Personalisierte Werbung schalten wir auf Grundlage dieser Daten nicht frei.

5a.3 Zweck der Datenverarbeitung

Messung des Erfolgs unserer Anzeigen.

5a.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Abschnitt 4.3) widerrufen; bereits gesetzte Google-Ads-Cookies werden dabei entfernt.

5a.5 Datenübermittlung in die USA

Es gelten die Angaben in Abschnitt 5.5 (Standardvertragsklauseln, EU-US Data Privacy Framework).

5a.6 Speicherdauer

Die Conversion-Cookies laufen in der Regel nach 90 Tagen ab. Sie können sie jederzeit über Ihren Browser löschen.

5a.7 Weitere Informationen

• Google Datenschutzerklärung
• So verwendet Google Cookies in der Werbung

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6. Google reCAPTCHA

6.1 Beschreibung und Umfang

Wir verwenden Google reCAPTCHA zum Schutz vor Spam und Missbrauch in unseren Formularen (Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung). Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

6.2 Verarbeitete Daten

Bei Verwendung von reCAPTCHA werden folgende Daten an Google übermittelt:

• IP-Adresse
• Referrer URL
• Datum und Uhrzeit des Besuchs
• Browserinformationen
• Mouse-Bewegungen und Klick-Verhalten

6.3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck ist die Unterscheidung zwischen menschlichen Nutzern und automatisierten Bots, um Spam und Missbrauch zu verhindern.

6.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) - Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Website vor automatisiertem Missbrauch.

6.5 Datenübermittlung in die USA

Ihre Daten können an Google-Server in den USA übertragen werden. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln.

6.6 Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA:

• Google Datenschutzerklärung
• Google reCAPTCHA

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7. Kontaktformular

7.1 Beschreibung und Umfang

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann.

7.2 Verarbeitete Daten

Folgende Daten werden erhoben:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Betreff (Kontaktgrund) und Nachricht
• Job-ID (optional)
• Zeitpunkt der Absendung

7.3 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) - Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung Ihrer Anfrage.

7.4 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten dienen ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen.

7.5 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7.6 Google reCAPTCHA

Wir verwenden auf unserem Kontaktformular "Google reCAPTCHA" (im Folgenden "reCAPTCHA") der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Diese Funktion dient vor allem zur Unterscheidung, ob eine Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt oder missbräuchlich durch maschinelle und automatisierte Verarbeitung erfolgt (Spam-Schutz).

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8. Newsletter (Double-Opt-In)

8.1 Beschreibung und Umfang

Sie können auf unserer Website einen Newsletter abonnieren, um über Neuigkeiten, Produktinformationen und Angebote informiert zu werden.

8.2 Verarbeitete Daten

Bei Anmeldung zum Newsletter erheben wir:

• Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Ihren Namen (optional)
• Zeitpunkt der Anmeldung
• IP-Adresse bei Anmeldung (anonymisiert)
• Zeitpunkt der Bestätigung (Double-Opt-In)
• IP-Adresse bei Bestätigung (anonymisiert)

8.3 Double-Opt-In-Verfahren

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren:

1. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse in das Anmeldeformular ein
2. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink
3. Erst nach Klick auf diesen Link ist die Anmeldung wirksam
4. Wir protokollieren Datum und Uhrzeit der Anmeldung und Bestätigung

Ohne Klick auf den Bestätigungslink erhalten Sie KEINE Newsletter-E-Mails.

8.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) - Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

8.5 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden verwendet, um:

• Newsletter zu versenden
• Produktinformationen bereitzustellen
• Über Neuigkeiten und Angebote zu informieren

8.6 Tracking im Newsletter

Unsere Newsletter enthalten ein Zählpixel, und Links im Newsletter führen über eine Zählseite auf unserer Website. Damit zählen wir je Newsletter-Ausgabe, wie oft er geöffnet und wie oft welcher Link angeklickt wurde. Diese Zählung erfolgt anonym: Pixel und Links enthalten keine Kennung, die Ihnen zugeordnet werden kann, und wir speichern nicht, ob Sie einen Newsletter geöffnet oder einen Link angeklickt haben.

Beim Abruf des Pixels oder der Zählseite fallen technisch Ihre IP-Adresse und Browserdaten an. Diese werden nur in den Server-Logfiles verarbeitet (siehe Abschnitt 3).

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, die Reichweite unseres Newsletters zu messen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie das Laden von Bildern in Ihrem E-Mail-Programm deaktivieren, wird auch das Zählpixel nicht geladen.

8.7 Newsletter-Dienstleister

Für den E-Mail-Versand nutzen wir eigene Systeme.

8.8 Dauer der Speicherung

Ihre Newsletter-Daten werden gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Nach Widerruf werden die Daten unverzüglich gelöscht.

Aufbewahrungspflicht: Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir das Double-Opt-In-Protokoll (Zeitstempel, anonymisierte IP) für 3 Jahre nach Widerruf.

8.9 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Kosten widerrufen:

Nach Widerruf: Sie erhalten keine weiteren Newsletter-E-Mails mehr. Die Tool-Nutzung bleibt hiervon unberührt.

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9. eBook-Download

9.1 Beschreibung und Umfang

Auf unserer Website bieten wir kostenlose eBooks zum Download an (z.B. "Der ultimative Nebenkosten-Leitfaden 2026"). Um das eBook herunterzuladen, müssen Sie Ihre Kontaktdaten angeben.

9.2 Verarbeitete Daten

Bei Anforderung eines eBooks erheben wir:

• Vorname und Nachname (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• IP-Adresse bei Anforderung
• Zeitpunkt der Anforderung
• Zeitpunkt des Downloads (falls erfolgt)
• Optional: Ihre Bewertung des eBooks (1-5 Sterne, Kommentar)

9.3 Ablauf der Verarbeitung

1. Sie geben Ihre Daten in das Download-Formular ein
2. Sie erhalten eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten Download-Link (48 Stunden gültig)
3. Nach dem Download können Sie das eBook beliebig oft herunterladen, solange der Link gültig ist
4. Nach 7 Tagen erhalten Sie optional eine E-Mail mit der Bitte um Bewertung

Kursmaterial für Teilnehmer unserer Kurse (z. B. VHS-Kurs): Hier ist nur Ihre E-Mail-Adresse Pflicht, Vor- und Nachname sind freiwillig. Sie erhalten zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (48 Stunden gültig). Bis zu Ihrem Klick speichern wir nichts; Ihre Angaben sind bis dahin nur verschlüsselt im Link enthalten. Erst nach der Bestätigung legen wir den Datensatz an und senden Ihnen die Links zu eBook, Checkliste und Quellenliste. Der eBook-Link ist in diesem Fall 30 Tage gültig.

9.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) - Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie beim Absenden des Formulars erteilen.

9.5 Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden verwendet, um:

• Ihnen den Download-Link per E-Mail zuzusenden
• Den Download zu ermöglichen und zu protokollieren
• Feedback zum eBook zu sammeln (optional)
• Bei Einwilligung: Newsletter zu versenden

9.6 Newsletter-Einwilligung (optional)

Beim eBook-Download können Sie optional der Zusendung unseres Newsletters zustimmen. Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf den eBook-Download.

Wir tragen Sie erst in den Verteiler ein, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse über einen Bestätigungslink bestätigt haben (Double-Opt-In, siehe Abschnitt 8). Beim Kursmaterial genügt dafür der eine Bestätigungslink; die E-Mail weist ausdrücklich darauf hin, dass er auch die Newsletter-Einwilligung bestätigt. Wenn Sie der Newsletter-Zusendung zustimmen, werden Ihre Daten auch für Newsletter-Zwecke verwendet (siehe Abschnitt 8).

9.7 Bewertung des eBooks

Sieben Tage nach dem Download erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte, das eBook zu bewerten. Die Bewertung ist freiwillig.

Bei der Bewertung können Sie angeben, ob Ihr Vorname und Ihre Bewertung auf unserer Website veröffentlicht werden dürfen. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung werden Bewertungen nicht veröffentlicht.

9.8 Dauer der Speicherung

• Download-Daten: 2 Jahre oder bis zum Widerruf
• Bewertungen: Dauerhaft (bei Veröffentlichungseinwilligung) oder bis zum Widerruf

9.9 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Wenden Sie sich dazu an unseren Kontakt (siehe Abschnitt 18).

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9a. Kostenlose Excel-Vorlage (Vorlagen-Konfigurator)

9a.1 Beschreibung und Umfang

Bevor Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage herunterladen, beantworten Sie vier Fragen zu Ihrem Fall (Ziel, vermietetes Objekt, Heizungsart, Besonderheiten im Abrechnungsjahr). Anhand Ihrer Antworten zeigen wir Ihnen, ob die Vorlage zu Ihrem Fall passt, und stellen Ihnen gegebenenfalls einen zeitlich begrenzten Download-Link bereit.

9a.2 Verarbeitete Daten

Wir speichern ausschließlich:

• Ihre Antworten auf die vier Fragen,
• das daraus ermittelte Ergebnis und die empfohlene Weiterleitung,
• die Version unseres Regelwerks,
• den Zeitpunkt.

Wir speichern dabei keine IP-Adresse, keine Browserdaten, keine Sitzungskennung und keine E-Mail-Adresse. Die gespeicherten Antworten lassen sich keiner Person zuordnen. Außerdem zählen wir Downloads der Vorlage anonym (Ergebnis und Version der Datei, ohne Personenbezug).

Damit wir Ihnen das Ergebnis auf der folgenden Seite anzeigen können, wird es vorübergehend in Ihrer Sitzung gespeichert (technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, siehe Abschnitt 4). Der Download-Link ist 30 Minuten gültig. Für den Aufruf der Seiten gelten außerdem die Angaben zu Server-Logfiles in Abschnitt 3.

9a.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die anonymen Antworten nutzen wir, um unser Angebot zu verbessern: Sie zeigen uns, wie häufig bestimmte Fälle (zum Beispiel Wärmepumpe oder Gewerbeanteil) vorkommen und welche Hilfen unseren Nutzern fehlen.

9a.4 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung in Ihrer Sitzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen das Ergebnis und den Download bereitzustellen. Die gespeicherten Antworten enthalten keine personenbezogenen Daten.

9a.5 Dauer der Speicherung

Die anonymen Antworten werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht. Die Sitzungsdaten werden nach Ablauf der Sitzung gelöscht (siehe Abschnitt 4).

9a.6 Webanalyse

Haben Sie in der Cookie-Einwilligung „Statistik“ ausgewählt, übermitteln wir an Google Analytics zusätzlich, dass der Konfigurator begonnen und abgeschlossen wurde, das Ergebnis sowie Klicks auf den Download und die empfohlenen Seiten (siehe Abschnitt 5). Ohne Ihre Einwilligung findet diese Übermittlung nicht statt.

9a.7 Newsletter auf der Ergebnisseite (optional)

Auf der Ergebnisseite können Sie sich freiwillig für unseren Newsletter anmelden. Dafür gilt Abschnitt 8 (Double-Opt-In). Die Anmeldung ist keine Voraussetzung für den Download.

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10. Webinar-Registrierung

10.1 Beschreibung und Umfang

Auf unserer Website können Sie sich für Online-Webinare registrieren. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren (Registrierung → Bestätigungs-E-Mail → Klick auf Bestätigungslink).

10.2 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Webinar-Registrierung erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

10.3 Ablauf der Verarbeitung

1. Sie füllen das Registrierungsformular aus und erteilen Ihre Einwilligung
2. Wir protokollieren die Registrierung und senden eine Bestätigungs-E-Mail (DOI)
3. Nach Klick auf den Bestätigungslink ist die Anmeldung wirksam
4. Sie erhalten eine Willkommens-E-Mail mit Ihren Anmeldedaten
5. Vor dem Webinar-Termin erhalten Sie den Einwahllink per E-Mail
6. Nach dem Webinar erhalten Sie den Link zur Aufzeichnung per E-Mail

10.4 Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – für die Verarbeitung bestätigter Registrierungen zur Durchführung des Webinar-Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – für das Double-Opt-In-Protokoll und ggf. die Newsletter-Anmeldung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – für steuerrechtlich relevante Preisdaten (§ 147 AO)

10.5 Zweck der Datenverarbeitung

• Durchführung des Double-Opt-In-Verfahrens und Nachweis der Einwilligung
• Zusendung des Einwahllinks und wesentlicher Webinar-Informationen
• Zusendung der Webinar-Aufzeichnung nach der Veranstaltung
• Rechnungsstellung und Buchhaltung (bei kostenpflichtigen Webinaren)
• Nachweispflichten gemäß § 312g BGB (kein Widerrufsrecht bei Terminveranstaltungen)

10.6 Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer an den jeweils eingesetzten Videokonferenz-Dienstleister (z.B. Zoom Video Communications, Inc., San Jose, CA, USA) zur technischen Durchführung des Webinars. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO. Beim Beitritt zum Webinar gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Konferenzanbieters.

10.7 Dauer der Speicherung

10.8 Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Registrierungsdaten jederzeit widerrufen, solange der Webinar-Vertrag noch nicht erfüllt (= das Webinar noch nicht stattgefunden) hat. Nach stattgefundenem Webinar ist eine Löschung der für die Buchung relevanten Daten aufgrund steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nicht sofort möglich.

Für den Widerruf wenden Sie sich bitte an unser Kontaktformular.

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11. Betriebskostenabrechnungs-Tool

11.1 Beschreibung und Umfang

Unser Dienst umfasst zwei webbasierte Tools, die mittels Künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten:

• Betriebskostenabrechnung erstellen (für Vermieter): Automatisierte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen auf Basis Ihrer hochgeladenen Hausgeldabrechnungen
• Betriebskostenabrechnung prüfen (für Mieter und Vermieter): Rechtliche Prüfung einer erhaltenen Betriebskostenabrechnung auf mögliche Fehler und Abweichungen nach BetrKV und BGB §556

11.2 Verarbeitungsprozess

A) Bei Erstellung einer Betriebskostenabrechnung (Vermieter):

1. Upload: Sie laden Ihre Unterlagen (z. B. Hausgeldabrechnung, Heizprotokoll) als PDF, Excel oder Word hoch und geben Ihre Kontaktdaten ein
2. Speicherung: Das Dokument wird verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert
3. Direkte KI-Übermittlung (Datenerkennung): Das Dokument wird ohne vorherige Anonymisierung an den KI-Dienst (claude) übermittelt, um Formulardaten (Vermieter, Objekt, Mieter, Abrechnungsjahr) automatisch zu erkennen und vorzubelegen. Sie werden auf dem Upload-Formular ausdrücklich auf diese Übermittlung hingewiesen und willigen durch Nutzung des Dienstes ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
4. Prüfen & Bestätigen: Sie prüfen und korrigieren die erkannten Daten in einem Formular
5. Anonymisierung & Analyse: Für die eigentliche Abrechnungserstellung werden Ihre Dokumente anonymisiert und anschließend erneut an den KI-Dienst übermittelt
6. Erstellung: Eine Betriebskostenabrechnung wird erstellt
7. Download: Sie laden die fertige Abrechnung herunter
8. Löschung: Automatische Löschung nach 60 Tagen

B) Bei Prüfung einer Betriebskostenabrechnung:

1. Upload & Einwilligung: Sie laden Ihre Betriebskostenabrechnung als PDF oder Bild hoch und willigen ausdrücklich in die direkte KI-Übermittlung zur Datenerkennung ein
2. Speicherung: Das Dokument wird verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert
3. Direkte KI-Übermittlung (Datenerkennung): Das Dokument wird ohne vorherige Anonymisierung an den KI-Dienst übermittelt, um Vermieter, Objekt und Abrechnungsjahr automatisch zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
4. Daten prüfen: Die erkannten Angaben werden Ihnen zur Kontrolle angezeigt. Sie geben Ihre Kontaktdaten ein und legen fest, welche Namen vor der Analyse anonymisiert werden sollen
5. Anonymisierung: Personenbezogene Daten (Namen, Adressen etc.) werden vor der rechtlichen Prüfungsanalyse aus dem Dokument entfernt
6. KI-Prüfanalyse: Das anonymisierte Dokument wird rechtlich auf Fehler und Abweichungen nach BetrKV und BGB §556 geprüft. Der gespeicherte Prüfbericht enthält keine Klarnamen
7. Vorschau: Sie sehen kostenlos, wie viele Punkte auffallen, wie schwer sie wiegen und welche Bereiche der Abrechnung betroffen sind
8. Erinnerungen: Schalten Sie den Prüfbericht nicht frei, erinnern wir Sie an die gespeicherte Analyse höchstens zweimal per E-Mail: einige Stunden nach der Analyse und, sofern Auffälligkeiten erkannt wurden und die Abrechnungsfrist näher rückt, ein weiteres und letztes Mal etwa eine Woche später. Dafür verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und die Ergebnisse der Analyse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Durchführung des von Ihnen begonnenen Vorgangs). Wenn Sie keine Erinnerung wünschen, antworten Sie einfach auf die E-Mail
9. Prüfbericht: Nach der Zahlung wird ein detaillierter Prüfbericht mit rechtlicher Einschätzung und Handlungsempfehlungen erstellt
10. Download: Sie laden den fertigen Prüfbericht herunter
11. Löschung: Automatische Löschung nach 60 Tagen

11.3 Kategorien personenbezogener Daten

A) Nutzerdaten (Vermieter bei Erstellung)

• Name, E-Mail-Adresse, Anschrift
• Upload-Zeitpunkt
• IP-Adresse (anonymisiert)

B) Mieterdaten (in hochgeladenen Dokumenten bei Erstellung)

• Namen, Anschriften
• Finanzielle Daten (Vorauszahlungen, Nachzahlungen)
• Verbrauchsdaten (Heizung, Wasser, etc.)

C) Nutzerdaten (bei Prüfung)

• Name, E-Mail-Adresse
• Optional: Rechnungsanschrift (Straße, PLZ, Ort), sofern Sie diese auf der Zahlungsseite angeben. Ohne Angabe stellen wir die Rechnung auf Ihren Namen aus
• Upload-Zeitpunkt
• IP-Adresse (anonymisiert)
• Gerätetyp (Smartphone, Tablet oder Computer), abgeleitet aus der Browserkennung beim Upload. Gespeichert wird nur die Geräteklasse, nicht die Browserkennung selbst. Wir nutzen sie, um die Darstellung unserer Seiten auf den jeweiligen Geräten zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

D) Vermieterdaten (in hochgeladenen Dokumenten bei Prüfung)

• Namen, Anschriften des Vermieters oder der Hausverwaltung
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Bankverbindungen

11.4 Grenzen der Anonymisierung

11.5 Mehrstufige Anonymisierung

Wir setzen ein mehrstufiges Anonymisierungssystem ein:

11.6 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) - Sie willigen explizit in die Verarbeitung ein
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) - Verarbeitung ist zur Erstellung der BKA bzw. des Prüfberichts erforderlich

11.7 Weitergabe an KI-Anbieter (Auftragsverarbeiter)

Zur Analyse Ihrer Dokumente setzen wir KI-Systeme (Large Language Models) ein:

Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von:

• Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO
• Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission gemäß Art. 46 DSGVO

11.8 Keine Nutzung für KI-Training

In unseren Verträgen mit den KI-Anbietern ist ausdrücklich vereinbart, dass Ihre Daten NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet werden.

11.9 Dauer der Speicherung

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Dateien automatisch gelöscht und die personenbezogenen Angaben in unserer Datenbank unkenntlich gemacht. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir für die gesetzliche Frist von zehn Jahren auf (§ 147 AO, § 14b UStG). Bei Prüfungen mit Widerspruchs-Token gelten für die Prüfergebnisse die Fristen aus Abschnitt 11.14.

11.10 Ihre Pflichten als Nutzer

Als Vermieter (bei Erstellung):

Als Nutzer unseres Erstellungs-Tools sind Sie selbst Verantwortlicher für die Verarbeitung der Mieterdaten. Ihre Pflichten:

• Sie müssen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben (z.B. Mietvertrag)
• Sie müssen Ihre Mieter gemäß Art. 13 DSGVO informieren
• Sie tragen die datenschutzrechtliche Verantwortung gegenüber Ihren Mietern

Als Mieter (bei Prüfung):

Bei der Nutzung unseres Prüfungs-Tools verarbeiten wir die in Ihrer Betriebskostenabrechnung enthaltenen Daten Dritter (Vermieter, Hausverwaltung) auf Grundlage Ihres berechtigten Interesses an der Prüfung der Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11.11 Widerspruchs- und Beseitigungsrecht

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Nach Widerruf werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) entgegenstehen.

11.12 Anonymisierte Marktdaten

Beschreibung und Umfang

Vor der automatischen Löschung Ihrer Betriebskostenabrechnungsdaten extrahieren wir daraus vollständig anonymisierte Kostenwerte zur Erstellung statistischer Marktvergleichswerte. Dasselbe gilt für Werte, die Sie uns selbst in ein Formular eingeben, ohne ein Dokument hochzuladen — etwa beim Warmwasser-Prüfnachweis (s. 11.13). Auch daraus werden ausschließlich anonymisierte Kostenwerte übernommen. Anhand eines internen Quellvermerks bleibt unterscheidbar, ob ein Wert aus einer vorgelegten Abrechnung oder aus einer eigenen Angabe stammt; dieser Vermerk bezeichnet die Art der Erhebung, nicht die Person.

Gespeichert werden ausschließlich:

• Kostenart (z. B. Müllabfuhr, Hausmeister, Heizung)
• Kosten in €/m²/Jahr
• Postleitzahl (5-stellig)
• Gebäudetyp (z. B. ETW in WEG, Mehrfamilienhaus)
• Wohnflächenklasse (auf 25 m² gerundet)
• Abrechnungsjahr

Nicht gespeichert werden: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Straße, Hausnummer, exakte Wohnfläche, Nutzer-ID oder sonstige Angaben, die eine Rückführung auf eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Objekt ermöglichen würden.

Rechtsgrundlage

Vollständig anonymisierte Daten fallen nach Erwägungsgrund 26 DSGVO nicht mehr in den Anwendungsbereich der DSGVO, da kein Personenbezug mehr herstellbar ist. Eine Rückführung auf einzelne Personen oder Objekte ist nach dem Stand der Technik nicht möglich.

Zweck der Verarbeitung

Die anonymisierten Aggregatdaten dienen der Erstellung statistischer Betriebskosten-Benchmarks (z. B. „Durchschnittliche Heizkosten €/m²/Jahr nach PLZ und Gebäudetyp"). Sie verbessern die Plausibilitätsprüfung unseres Tools und können in aggregierter Form auch Dritten (z. B. Forschungseinrichtungen, Immobilienplattformen) zur Verfügung gestellt werden. Einzelne Datenpunkte werden niemals nach außen weitergegeben — ausschließlich statistische Aggregate (Mindestmenge: n ≥ 30 Datenpunkte pro Gruppe).

Speicherdauer

Die anonymisierten Marktdaten werden dauerhaft gespeichert. Da kein Personenbezug besteht, gibt es keinen datenschutzrechtlichen Löschgrund. Eine Kündigung oder Löschung Ihres Accounts hat keinen Einfluss auf die anonymisierten Marktdaten, da diese nicht mit Ihrem Account verknüpft sind.

11.13 Warmwasser-Prüfnachweis

Beschreibung und Umfang

Mit diesem Tool ermitteln wir, welches Verfahren zur Trennung von Heiz- und Warmwasserkosten nach § 9 Heizkostenverordnung für Ihr Gebäude gilt, und berechnen den Warmwasseranteil. Anders als bei unseren übrigen Abrechnungs-Tools findet kein Dokumenten-Upload statt und es werden keine Daten an einen KI-Dienst übermittelt, um Dokumente zu lesen — Sie geben die Werte selbst ein.

Verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse — zur Zustellung des Prüfnachweises und zur Rechnungsstellung
• Angaben zum Gebäude: Anlagenart, vorhandene Messeinrichtungen, Jahresverbrauch, umlagefähige Kosten, Warmwassertemperatur, Abrechnungszeitraum
• Angaben je Wohneinheit: Bezeichnung, Warmwassermenge, Wohnfläche und — freiwillig — die Personenzahl
• Postleitzahl des Objekts — freiwillig, für den regionalen Vergleichswert
• Zahlungsdaten über unseren Zahlungsdienstleister (s. Abschnitt 13); Kartendaten erhalten wir nicht

Die Personenzahl dient ausschließlich der Plausibilitätsprüfung Ihres Wasserverbrauchs (Liter pro Person und Tag) und ist freiwillig. Sie bezieht sich auf die Zahl der Bewohner, nicht auf bestimmte Personen; Namen von Mietern werden nicht erhoben.

Ablauf

1. Eingabe und Berechnung: Nach dem Absenden des Formulars berechnen wir das Ergebnis unmittelbar und kostenlos. Angezeigt wird zunächst nur die ermittelte Wärmemenge
2. Zahlung: Erst nach Zahlung legen wir das vollständige Prüfergebnis offen
3. Nachbearbeitung: Nach Zahlungseingang werden Ihre eingegebenen Werte — ohne Name und E-Mail-Adresse — an unseren KI-Dienst übermittelt, um Hinweise auf Sonderfälle und den erläuternden Text des Nachweises zu erzeugen. Die Berechnung selbst erfolgt ausschließlich in unserem System und nicht durch eine KI
4. Zustellung: Sie erhalten den Prüfnachweis als PDF per E-Mail und zum Download
5. Anonymisierte Marktdaten: Nach Abschluss des Vorgangs übernehmen wir aus Ihren Angaben anonymisierte Vergleichswerte (s. 11.12). Dies geschieht nur bei bezahlten Vorgängen — abgebrochene Eingaben fließen nicht ein

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Angaben und die Zustellung des Nachweises erfolgen zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Übermittlung der Werte an den KI-Dienst zur Erzeugung der Hinweise und des Erläuterungstextes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Formular erteilen. Die Aufbewahrung der Rechnungsdaten beruht auf unseren steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer

Vorgang und Prüfnachweis werden nach 60 Tagen gelöscht. Rechnungsdaten bewahren wir für die gesetzliche Frist von zehn Jahren auf. Die anonymisierten Marktdaten bleiben davon unberührt — für sie gelten die Ausführungen unter 11.12.

11.14 Bewertung eines Mieterwiderspruchs (Widerspruchs-Token)

Beschreibung und Umfang

Mit dem bezahlten Prüfbericht erhalten Sie einen persönlichen Link (Widerspruchs-Token). Er ist bis zum 31.12. des Kaufjahres gültig, mindestens aber sechs Monate. Erhebt Ihr Mieter Widerspruch gegen die Abrechnung, können Sie sein Schreiben über diesen Link hochladen. Wir bewerten den Widerspruch anhand der Ergebnisse Ihres Prüfberichts.

Verarbeitet werden:

• das hochgeladene Widerspruchsschreiben, das in der Regel Name und Anschrift des Mieters sowie dessen Einwände enthält,
• die von Ihnen angegebenen Namen, die vor der Analyse unkenntlich gemacht werden sollen,
• die Ergebnisse Ihres Prüfberichts und die erstellte Bewertung,
• Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Ergebnisses und für eine Erinnerung, bevor der Link abläuft.

Ablauf

Vor der Analyse werden Namen und weitere personenbezogene Angaben aus dem Schreiben entfernt (Verfahren wie in 11.5). Der anonymisierte Text wird zusammen mit den Ergebnissen Ihres Prüfberichts an unseren KI-Dienst übermittelt (siehe 11.7). Lässt sich aus dem Dokument kein Text gewinnen, etwa bei einem Foto oder Scan, lesen wir es mit Hilfe des KI-Dienstes aus. In diesem Fall wird der Text ohne vorherige Anonymisierung analysiert.

Rechtsgrundlage

Die Bewertung ist Teil der von Ihnen gekauften Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die im Schreiben enthaltenen Daten Ihres Mieters verarbeiten wir auf Grundlage unseres und Ihres berechtigten Interesses, einen Widerspruch gegen die Abrechnung sachgerecht zu beurteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

Das Widerspruchsschreiben, die Bewertung und die Ergebnisse Ihres Prüfberichts speichern wir bis 30 Tage nach Ablauf des Links. Danach werden sie automatisch gelöscht.

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12. Manueller Abrechnungs-Service

12.1 Beschreibung und Umfang

Über unser Anfrageformular können Sie die manuelle Erstellung einer Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung beauftragen, bei gesonderter Vereinbarung auch einer Heizkostenabrechnung aus selbst abgelesenen Zählerständen. Dabei übermitteln Sie uns Ihre Kontaktdaten sowie ggf. ergänzende Unterlagen (z. B. Hausgeldabrechnung, Verbrauchsdaten).

12.2 Verarbeitete Daten

Im Rahmen des Abrechnungs-Service verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer (optional) des Auftraggebers
• Bei Vermietung durch ein Unternehmen: Name des Unternehmens
• Bei Vermietung von Gewerbeeinheiten mit Umsatzsteuer: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional), die auf der Abrechnung der Gewerbemieter angegeben wird
• Angaben zum Objekt (Objektart, Anzahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten, Flächen, Abrechnungszeitraum, Grundsteuer, Art der Heizkostenerfassung, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen, Mieterwechsel)
• Optionale Anmerkungen und Hinweise
• Hochgeladene Unterlagen (PDF), die ggf. Mieterdaten, Verbrauchsdaten und weitere personenbezogene Daten Dritter enthalten
• E-Mail-Kommunikation im Rahmen der Auftragsabwicklung

12.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten und der bereitgestellten Unterlagen erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung). Soweit Unterlagen personenbezogene Daten Dritter (Mieter) enthalten, verarbeiten wir diese auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Leistungserbringung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie auf Ihrer Weisung als Verantwortlicher. Die interne KI-gestützte Auswertung (siehe 12.6) stützt sich auf dieselben Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Ihre eigenen Daten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und qualitätsgesicherten Fallbearbeitung) für in den Unterlagen enthaltene Daten Dritter.

12.4 Dauer der Speicherung

Ihre Kontaktdaten und die Auftragskommunikation werden nach Abschluss des Auftrags für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gespeichert (§ 147 AO, § 257 HGB – GoBD-konforme Buchführung).

Hochgeladene Unterlagen (Dokumente) werden nach Fertigstellung und Lieferung der Abrechnung innerhalb von 60 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

12.5 Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme des in 12.6 beschriebenen KI-Dienstes, der uns bei der Fallbearbeitung unterstützt. Die inhaltliche Erstellung, Prüfung und Freigabe der Abrechnung erfolgt in jedem Fall durch den Anbieter persönlich.

12.6 KI-gestützte Fallbearbeitung

Zur Unterstützung der Bearbeitung setzen wir intern ein KI-System (Large Language Model, standardmäßig Anthropic Claude) ein. Dabei werden der vollständige Fallverlauf — Ihre Angaben, die E-Mail-Korrespondenz sowie der Textinhalt hochgeladener Unterlagen einschließlich enthaltener Mieterdaten — an den KI-Anbieter übermittelt, um:

• fehlende oder unklare Angaben zu erkennen,
• Entwürfe für Rückfragen an Sie vorzubereiten, und
• eine unabhängige Gegenprüfung (Fact-Check) der Analyseergebnisse durchzuführen.

Die von der KI erzeugten Entwürfe und Einschätzungen werden nicht automatisiert an Sie oder Ihren Mieter versendet. Die fachliche Prüfung, Entscheidung und Freigabe der fertigen Abrechnung sowie jeder ausgehenden Kommunikation erfolgt in jedem Fall durch den Anbieter persönlich.

Es gelten dieselben Garantien wie bei den automatisierten Tools: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO sowie die vertragliche Zusicherung, dass Ihre Daten nicht für das Training von KI-Modellen verwendet werden (siehe 11.7 und 11.8).

12.7 Bezahlung

Sie können den Rechnungsbetrag wahlweise per Überweisung oder über einen individuellen Online-Zahlungslink begleichen. Nutzen Sie den Zahlungslink, verarbeitet unser Zahlungsdienstleister Stripe Ihre Zahlungsdaten — Einzelheiten hierzu finden Sie unter Abschnitt 13.

12.8 Zufriedenheitsumfrage und Veröffentlichung von Bewertungen

Etwa 2 Tage nach Abschluss eines Auftrags (beim manuellen Abrechnungs-Service erst nach Bezahlung der Rechnung) erhalten Sie eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu einer kurzen Bewertung (Sterne und optionaler Kommentar). Der Link ist 30 Tage gültig. Die Teilnahme ist freiwillig. Wir nutzen die Bewertungen, um unseren Service zu verbessern; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Zusendung jederzeit widersprechen, eine kurze Nachricht an uns genügt (siehe Abschnitt 18).

Nur wenn Sie bei der Bewertung ausdrücklich zustimmen, veröffentlichen wir Ihren Kommentar, Ihre Sternebewertung, das Datum und Ihren Vornamen auf unserer Website, auch in maschinenlesbarer Form (strukturierte Daten), die Suchmaschinen auslesen können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; wir entfernen die Bewertung dann von der Website. Bereits von Suchmaschinen zwischengespeicherte Fassungen können noch eine Zeit lang abrufbar sein.

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13. Zahlungsabwicklung (Stripe)

13.1 Beschreibung und Umfang

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, einen Zahlungsdienstleister.

13.2 Verarbeitete Daten

Wichtig: Zahlungsdaten (Kreditkartennummer, IBAN, etc.) werden NICHT bei uns gespeichert, sondern ausschließlich bei Stripe.

Wir erhalten von Stripe nur:

• Transaktions-ID
• Zahlungsstatus (erfolgreich / fehlgeschlagen)
• Zahlungsmethode (z. B. Karte oder Klarna, ohne Kartennummer oder Kontodaten)
• Betrag

Zahlung mit Klarna

Wählen Sie die Zahlungsart Klarna, werden Sie über Stripe an die Klarna Bank AB (publ), Sveavägen 46, 111 34 Stockholm, Schweden, weitergeleitet. Klarna verarbeitet dabei insbesondere Ihre Kontakt- und Bestelldaten und kann, je nach gewählter Zahlungsoption (z. B. Rechnung oder Ratenkauf), eine Identitäts- und Bonitätsprüfung durchführen. Klarna ist dafür selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Einzelheiten: Datenschutzerklärung von Klarna.

13.3 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) - Die Verarbeitung ist zur Abwicklung der Zahlung erforderlich.

13.4 Datenübermittlung

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (z. B. Geldwäscheprävention, Betrugsabwehr) überwiegend als eigenständig Verantwortlicher. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

13.5 Dauer der Speicherung

Die Transaktionsdaten (ohne Zahlungsdaten) werden für steuerliche Zwecke 10 Jahre gespeichert (§ 147 AO).

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14. Internationale Datenübermittlung

14.1 Übersicht

Ihre Daten werden teilweise in Länder außerhalb der EU/des EWR (sog. "Drittländer") übermittelt:

14.2 Schutzmechanismen

Wir stellen ein angemessenes Datenschutzniveau sicher durch:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) mit unseren Auftragsverarbeitern (Hosting, KI-Dienste)
• Anonymisierung vor Übermittlung, soweit dies der Verarbeitungszweck zulässt (Einzelheiten siehe Abschnitte 11 und 12)
• Verschlüsselung bei Übertragung (TLS 1.3)

14.3 EU-US Data Privacy Framework

Einige Anbieter (z.B. Google) sind im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

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15. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

15.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über:

• Die Verarbeitungszwecke
• Die Kategorien personenbezogener Daten
• Die Empfänger, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden
• Die geplante Speicherdauer
• Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch
• Das Bestehen eines Beschwerderechts
• Die Herkunft Ihrer Daten
• Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

15.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

15.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern:

• Die Daten nicht mehr notwendig sind
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben
• Sie Widerspruch eingelegt haben
• Die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• Eine rechtliche Verpflichtung zur Löschung besteht

Ausnahmen: Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

• Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

15.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• Die Richtigkeit der Daten bestritten wird
• Die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber keine Löschung wünschen
• Wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen
• Sie Widerspruch eingelegt haben

15.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

15.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

15.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

15.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

15.9 Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

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16. Datensicherheit

16.1 Technische Maßnahmen

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen SSL/TLS-verschlüsselt (HTTPS)
• Geschützte Ablage: Hochgeladene Dokumente liegen in einem nicht öffentlich erreichbaren Speicherbereich und sind nur über persönliche, nicht erratbare Links abrufbar
• Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Personen haben Zugang zu Ihren Daten
• Automatische Löschung: Nicht mehr benötigte Daten werden automatisch gelöscht
• Anonymisierung: Mehrstufige Anonymisierung vor KI-Analyse
• Regelmäßige Backups: Zur Vermeidung von Datenverlust
• Sicherheitsupdates: Unsere Systeme werden regelmäßig aktualisiert

16.2 Hosting in Deutschland

Unsere Server werden bei ALL-INKL.COM in Deutschland gehostet. Dies gewährleistet:

• Anwendung des deutschen Datenschutzrechts
• Keine automatische Datenübermittlung in Drittländer (außer bei expliziten Diensten wie KI)
• Physischer Schutz in Rechenzentren in Deutschland

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17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes anzupassen.

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie durch einen auffälligen Hinweis auf unserer Website informieren.

Empfehlung: Besuchen Sie diese Seite regelmäßig, um über Änderungen informiert zu bleiben.

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18. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

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