"Kann ich die Reparatur der Heizungsanlage auf meine Mieter umlegen?" Diese Frage stellen sich Vermieter fast täglich. Die Antwort ist nicht immer eindeutig, denn zwischen umlagefähigen Instandhaltungskosten und nicht umlagefähigen Reparaturkosten verläuft oft eine schmale Grenze.

Eine falsche Einschätzung kann teuer werden: Nicht umlagefähige Kosten in der Betriebskostenabrechnung können zu Rückforderungen der Mieter und rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Gleichzeitig verschenken viele Vermieter Geld, weil sie umlagefähige Kosten fälschlicherweise selbst tragen.

In diesem Leitfaden erhalten Sie eine klare Anleitung, wie Sie Reparaturkosten von Instandhaltungskosten unterscheiden und deren Umlagefähigkeit korrekt bewerten – rechtssicher und praxisnah.

Rechtliche Grundlagen: Was ist umlagefähig?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt in §2 abschließend, welche Kosten als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Grundsätzlich gilt: Nur laufende Kosten sind umlagefähig, nicht jedoch Reparaturen oder Modernisierungen.

Die entscheidende Unterscheidung:

• Instandhaltung: Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands (umlagefähig)
• Reparatur: Behebung von Schäden oder Defekten (nicht umlagefähig)
• Modernisierung: Verbesserung über den ursprünglichen Standard hinaus (nicht umlagefähig)

Nach §556 BGB können nur Kosten umgelegt werden, die nach Abschluss des Mietvertrags entstehen und die in der BetrKV explizit aufgeführt sind. Die Beweislast für die Umlagefähigkeit trägt dabei immer der Vermieter.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Umlagefähigkeit prüfen

Schritt 1: Art der Maßnahme bestimmen

Fragen Sie sich: Wird der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt oder verbessert? Beispiel: Das Austauschen einer defekten Heizungspumpe ist eine Reparatur, die regelmäßige Wartung der Heizungsanlage ist Instandhaltung.

Schritt 2: BetrKV-Katalog prüfen

Prüfen Sie, ob die Kosten unter eine der 17 Betriebskostenpositionen in §2 BetrKV fallen. Häufig relevant sind:

• Position 4: Kosten der Wasserversorgung
• Position 5: Kosten der Entwässerung
• Position 6: Heizungskosten
• Position 14: Schönheitsreparaturen

Schritt 3: Regelmäßigkeit bewerten

Umlagefähige Kosten müssen regelmäßig anfallen. Einmalige, außergewöhnliche Reparaturen sind grundsätzlich nicht umlagefähig, auch wenn sie unter eine BetrKV-Position fallen könnten.

Praxisbeispiel: Heizungskosten richtig zuordnen

Betrachten wir eine konkrete Situation: In einem Mehrfamilienhaus fallen 2024 folgende Heizungskosten an:

• Brennstoffkosten: 3.500 Euro
• Wartungsvertrag Heizung: 480 Euro
• Schornsteinfeger: 150 Euro
• Austausch defekter Thermostatventile: 320 Euro
• Reparatur Heizkessel nach Defekt: 1.200 Euro

Umlagefähig sind:

• Brennstoffkosten: 3.500 Euro ✓
• Wartungsvertrag: 480 Euro ✓
• Schornsteinfeger: 150 Euro ✓

Nicht umlagefähig sind:

• Thermostatventile: 320 Euro ✗ (Reparatur/Erneuerung)
• Heizkessel-Reparatur: 1.200 Euro ✗ (außergewöhnliche Reparatur)

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Die 5 häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Reparaturen als Instandhaltung deklarieren

Viele Vermieter versuchen, Reparaturkosten unter "Instandhaltung" zu verbuchen. Das führt garantiert zu Problemen bei der Nebenkostenprüfung.

Fehler 2: Pauschale ohne Einzelnachweis

Wartungsverträge sind umlagefähig, aber nur der tatsächlich angefallene Wartungsanteil. Reparaturen im Rahmen des Vertrags müssen separat ausgewiesen werden.

Fehler 3: Modernisierungen als Betriebskosten abrechnen

Der Einbau einer neuen, effizienteren Heizungsanlage ist eine Modernisierung und über die Modernisierungsumlage nach §559 BGB abzurechnen, nicht über die Betriebskosten.

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Fehler 4: Bagatellgrenze ignorieren

Auch bei umlagefähigen Kosten gibt es Grenzen. Kleinstreparaturen unter 50-100 Euro werden oft vom Vermieter selbst getragen, auch wenn sie theoretisch umlagefähig wären.

Fehler 5: CO2-Kosten vollständig umlegen

Seit 2023 gilt das CO2-Kostenteilungsgesetz: Je nach energetischem Zustand des Gebäudes tragen Vermieter zwischen 5% und 95% der CO2-Kosten selbst.

Praktische Checkliste für die Kostenprüfung

Nutzen Sie diese Checkliste bei jeder Kostenposition:

• ☐ Fällt die Maßnahme unter eine Position der BetrKV?
• ☐ Stellt sie den ursprünglichen Zustand wieder her (nicht: verbessert)?
• ☐ Ist sie regelmäßig und vorhersehbar?
• ☐ Liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor?
• ☐ Ist der Kostenzeitraum korrekt (Abrechnungsperiode)?
• ☐ Bei CO2-Kosten: Ist die Aufteilung nach Stufenmodell berechnet?

Wenn Sie alle Punkte mit "Ja" beantworten können, ist die Umlage grundsätzlich zulässig.

Sonderfälle und Grenzfälle richtig behandeln

Notreparaturen: Auch dringende Reparaturen (z.B. Heizungsausfall im Winter) bleiben Reparaturen und sind nicht umlagefähig, unabhängig von der Dringlichkeit.

Wartungsverträge mit Reparaturanteil: Der Vertrag muss die Kosten aufschlüsseln. Ist das nicht der Fall, gelten pauschal 70% als Wartung, 30% als Reparatur.

Austausch vs. Reparatur: Der vollständige Austausch einer Komponente ist meist eine nicht umlagefähige Reparatur. Die Reparatur einer Komponente kann umlagefähige Instandhaltung sein.

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Dokumentation und Nachweispflicht

Eine korrekte Dokumentation ist entscheidend für die Rechtssicherheit:

• Rechnungen sammeln: Bewahren Sie alle Belege mindestens 3 Jahre auf
• Tätigkeitsbeschreibung: Achten Sie auf detaillierte Leistungsbeschreibungen
• Kostenaufteilung: Bei gemischten Tätigkeiten separate Aufstellung verlangen
• Fotos: Dokumentieren Sie den Zustand vor und nach Maßnahmen

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Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick

• Klare Abgrenzung: Instandhaltung erhält den Zustand, Reparatur behebt Schäden – nur Instandhaltung ist umlagefähig
• BetrKV als Maßstab: Nur die 17 Positionen in §2 BetrKV sind überhaupt umlagefähig
• Regelmäßigkeit entscheidet: Außergewöhnliche, einmalige Kosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig
• Dokumentation sichert ab: Detaillierte Belege und Aufstellungen schützen vor Rückforderungen
• Neue Regelungen beachten: CO2-Kostenteilung und andere aktuelle Änderungen nicht vergessen

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