"Muss ich die Heizkosten eigentlich extra abrechnen oder gehören die zu den normalen Nebenkosten?" Diese Frage stellen sich viele Vermieter, besonders beim ersten Mietvertrag. Die Antwort liegt im Unterschied zwischen warmen und kalten Nebenkosten – ein Begriff, der zunächst verwirrend klingt, aber eigentlich ganz logisch ist.

Als Vermieter ist es entscheidend, dass du diese Unterscheidung verstehst. Denn nur so kannst du deine Betriebskostenabrechnung korrekt erstellen und vermeidest teure Rückforderungen durch deine Mieter. Außerdem beeinflussen warme und kalte Nebenkosten auch die Höhe der Mietkaution und die steuerliche Behandlung deiner Mieteinnahmen.

Was sind kalte Nebenkosten? Die Grundlagen

Kalte Nebenkosten sind alle Betriebskosten ohne Heizung und Warmwasser. Der Begriff "kalt" hat nichts mit der Temperatur zu tun, sondern bedeutet einfach "ohne Heizkosten". Diese Kosten fallen unabhängig von der Jahreszeit relativ konstant an.

Zu den kalten Nebenkosten gehören nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) folgende Posten:

• Grundsteuer – wird von der Gemeinde erhoben
• Wasserversorgung – nur das kalte Wasser
• Abwasserentsorgung – Schmutz- und Regenwasser
• Müllabfuhr – Restmüll, Biomüll, Wertstoffe
• Straßenreinigung und Winterdienst
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege – bei Mehrfamilienhäusern
• Beleuchtung – Treppenhaus, Keller, Außenbereiche
• Schornsteinfeger
• Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
• Hausmeister – soweit nicht für Heizungsbetreuung
• Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel – seit 2024 mit neuen Regelungen
• Maschinelle Wascheinrichtungen

Wichtiger Hinweis 2024: Das Nebenkostenprivileg für Kabelgebühren wurde abgeschafft. Vermieter dürfen diese nicht mehr automatisch umlegen, sondern müssen individuelle Verträge ermöglichen.

Was sind warme Nebenkosten? Heizung und Warmwasser im Detail

Warme Nebenkosten umfassen alle Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Diese schwanken stark je nach Jahreszeit, Energiepreisen und Verbrauchsverhalten der Mieter.

Zu den warmen Nebenkosten zählen:

• Brennstoffkosten – Gas, Öl, Fernwärme, Strom für Wärmepumpen
• Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage
• Betriebsstrom für Heizungsumwälzpumpen
• Warmwasserkosten – Energie für die Erwärmung
• Hausmeistertätigkeit – soweit für Heizungsbetreuung
• CO2-Kosten – seit 2021 teilweise vom Vermieter zu tragen

Neue CO2-Regelung 2024: Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto höher ist dein Anteil an den CO2-Kosten. Bei Gebäuden mit Energieeffizienzklasse H trägst du als Vermieter 95% der CO2-Kosten.

Praktisches Beispiel: Kaltmiete vs. Warmmiete berechnen

Nehmen wir eine 80 m² Wohnung in einem Mehrfamilienhaus:

Kaltmiete: 800 € pro Monat
Kalte Nebenkosten: 120 € pro Monat
Warme Nebenkosten: 180 € pro Monat

Kaltmiete + kalte NK = Kaltmiete inkl. NK: 920 €
Kaltmiete + alle NK = Warmmiete: 1.100 €

Diese Unterscheidung ist wichtig für:

• Die Mietkaution – maximal 3 Kaltmieten (ohne warme NK)
• Die Mietpreisbremse – bezieht sich auf die Kaltmiete
• Deine Steuererklärung – verschiedene Behandlung der Kostenarten

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Häufige Fehler bei der Abgrenzung und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Warmwasseranteil falsch berechnet
Viele Vermieter vergessen, dass bei einer zentralen Warmwasserbereitung ein Teil der Heizkosten für das Warmwasser verwendet wird. Dieser Anteil muss separat nach Verbrauch abgerechnet werden.

Fehler 2: Hausmeisterkosten falsch zuordnen
Hausmeistertätigkeiten müssen aufgeteilt werden: Heizungsbetreuung = warme NK, alle anderen Tätigkeiten = kalte NK. Eine pauschale Zuordnung ist nicht zulässig.

Fehler 3: CO2-Kosten komplett auf Mieter umlegen
Seit 2023 müssen CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter geteilt werden. Eine vollständige Umlage auf den Mieter ist rechtswidrig und kann zu Rückforderungen führen.

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Fehler 4: Betriebsstrom falsch zuordnen
Strom für Heizungspumpen, Brennersteuerung = warme NK
Strom für Hausbeleuchtung, Aufzug = kalte NK

Rechtliche Grundlagen: Was sagt das Gesetz?

Die rechtliche Grundlage für die Unterscheidung zwischen warmen und kalten Nebenkosten findest du in mehreren Gesetzen:

BGB §556: Regelt die grundsätzliche Umlagefähigkeit von Betriebskosten. Wichtig: Nur die in der BetrKV aufgeführten Kosten sind umlagefähig.

Betriebskostenverordnung (BetrKV): Listet alle umlagefähigen Betriebskosten in §2 detailliert auf. Diese Liste ist abschließend – andere Kosten darfst du nicht umlegen.

Heizkostenverordnung (HeizkostenV): Regelt speziell die Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten. Hier ist die verbrauchsabhängige Abrechnung vorgeschrieben (mindestens 50% nach Verbrauch).

Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG): Seit 2023 relevant für die CO2-Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter.

Praxis-Tipps für deine Nebenkostenabrechnung

Tipp 1: Führe eine saubere Kostenbuchhaltung
Trenne von Anfang an zwischen warmen und kalten Nebenkosten. Verwende separate Konten in deiner Buchhaltung oder zumindest eine Excel-Tabelle mit klarer Zuordnung.

Tipp 2: Dokumentiere Hausmeistertätigkeiten
Lass dir vom Hausmeister eine Aufstellung geben, wie viel Zeit er für Heizungsbetreuung (warme NK) und andere Tätigkeiten (kalte NK) aufwendet.

Tipp 3: Prüfe jährlich die CO2-Kostenteilung
Die Aufteilung der CO2-Kosten hängt vom Energieverbrauch ab. Bei energetischen Sanierungen kann sich dein Anteil reduzieren.

Tipp 4: Berücksichtige saisonale Schwankungen
Warme Nebenkosten schwanken stark. Kalkuliere Vorauszahlungen eher großzügig, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden.

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Neuerungen 2024: Das musst du beachten

Wegfall des Nebenkostenprivilegs für Kabelgebühren: Seit Dezember 2024 darfst du Kabel- und Antennengebühren nicht mehr automatisch über die Nebenkosten abrechnen. Mieter können jetzt selbst entscheiden, ob sie diese Dienste nutzen möchten.

Verschärfung der CO2-Kostenteilung: Die Staffelung wurde angepasst. Je ineffizienter dein Gebäude, desto höher dein Anteil an den CO2-Kosten (bis zu 95% bei Klasse H).

Neue Anforderungen an die Heizkostenabrechnung: Detailliertere Informationspflichten über Energieverbrauch und CO2-Emissionen müssen in der Abrechnung enthalten sein.

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Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Kalte Nebenkosten = alle Betriebskosten ohne Heizung und Warmwasser (z.B. Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung)
• Warme Nebenkosten = Heizkosten und Warmwasserbereitung inklusive CO2-Kosten
• Mietkaution bezieht sich nur auf die Kaltmiete (ohne warme Nebenkosten)
• CO2-Kosten müssen seit 2023 zwischen Vermieter und Mieter geteilt werden
• Kabelgebühren können seit 2024 nicht mehr automatisch umgelegt werden
• Hausmeisterkosten müssen je nach Tätigkeit aufgeteilt werden
• Saubere Dokumentation ist entscheidend für rechtssichere Abrechnungen

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