"Kann ich diese Reparaturkosten über die Betriebskostenabrechnung auf meine Mieter umlegen?" Diese Frage stellen sich Vermieter täglich. Die Antwort ist oft ein klares Nein – denn nicht alle Kosten, die am Gebäude entstehen, dürfen auch auf die Mieter umgelegt werden.

Ein Fehler bei der Betriebskostenabrechnung kann teuer werden: Mieter haben das Recht, unrechtmäßig abgerechnete Beträge zurückzufordern. Schlimmstenfalls müssen Sie als Vermieter die gesamte Abrechnung wiederholen. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie genau wissen, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten definitiv nicht auf Ihre Mieter umgelegt werden dürfen und wie Sie rechtssicher abrechnen.

Rechtliche Grundlagen: Was regelt die Umlagefähigkeit?

Die rechtlichen Grundlagen für umlagefähige Betriebskosten finden sich im § 556 BGB und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese Gesetze definieren klar, welche Kosten als Betriebskosten gelten und somit auf Mieter umgelegt werden können.

Nach § 556 Abs. 1 BGB sind Betriebskosten "die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück laufend entstehen". Entscheidend ist das Wort "laufend" – einmalige oder außergewöhnliche Kosten fallen grundsätzlich nicht darunter.

Die BetrKV konkretisiert in § 2 die umlagefähigen Betriebskosten durch einen Katalog von 17 Positionen. Was nicht in diesem Katalog steht oder nicht unter eine der Kategorien fällt, ist grundsätzlich nicht umlagefähig.

Instandhaltung und Reparaturen: Klare Grenzen

Der häufigste Fehler: Instandhaltungskosten und Reparaturen werden fälschlicherweise als Betriebskosten abgerechnet. Diese Kosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig und müssen vom Vermieter getragen werden.

Nicht umlagefähige Instandhaltungskosten sind beispielsweise:

• Reparatur defekter Heizungsanlagen
• Austausch von Fenstern oder Türen
• Renovierung des Treppenhauses
• Reparatur des Daches
• Erneuerung der Elektroinstallation

Die Abgrenzung zur Wartung ist oft schwierig: Während die regelmäßige Wartung der Heizung umlagefähig ist, gehören Reparaturen zur Instandhaltung und sind nicht umlagefähig.

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Verwaltungskosten: Was der Vermieter selbst tragen muss

Kosten für die Verwaltung der Immobilie sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Das betrifft sowohl die Eigenleistung des Vermieters als auch beauftragte Hausverwaltungen.

Nicht umlagefähige Verwaltungskosten:

• Honorar für die Hausverwaltung
• Kosten für Mietvertragsverhandlungen
• Maklergebühren bei Neuvermietung
• Bankgebühren für Mietkonten
• Rechtsberatung zu Vermietungsangelegenheiten
• Erstellung der Betriebskostenabrechnung

Eine Ausnahme bilden nur die Kosten für einen Hausmeister nach § 2 Nr. 14 BetrKV, sofern dieser konkrete Tätigkeiten am Gebäude ausführt.

Modernisierung und Wertsteigerung: Investitionen des Eigentümers

Alle Kosten, die der Modernisierung oder Wertsteigerung der Immobilie dienen, sind nicht über die Betriebskosten umlegbar. Diese Investitionen amortisieren sich durch höhere Mieten oder Wertsteigerung.

Beispiele nicht umlagefähiger Modernisierungskosten:

• Installation einer neuen Heizungsanlage
• Dämmung der Fassade
• Einbau neuer Fenster
• Modernisierung der Elektrik
• Anbau eines Aufzugs
• Installation von Solaranlagen

Wichtig: Auch wenn durch eine Modernisierung später Betriebskosten gesenkt werden (z.B. durch eine effizientere Heizung), bleiben die Investitionskosten beim Vermieter.

Finanzierungskosten und Steuern: Eigenverantwortung des Vermieters

Kosten, die mit der Finanzierung oder steuerlichen Behandlung der Immobilie zusammenhängen, sind grundsätzlich nicht umlagefähig.

Nicht umlagefähige Finanzierungs- und Steuerkosten:

• Kreditzinsen und Darlehenskosten
• Grunderwerbsteuer
• Notarkosten beim Kauf
• Grundbuchkosten
• Abschreibungen (AfA)
• Steuerberatungskosten

Eine Ausnahme bildet die Grundsteuer nach § 2 Nr. 1 BetrKV – diese ist explizit umlagefähig.

Praktisches Beispiel: Heizungskosten richtig abrechnen

An einem konkreten Beispiel zeigen wir Ihnen die korrekte Abgrenzung bei Heizungskosten:

Umlagefähige Heizungskosten (nach § 2 Nr. 4a BetrKV):

• Brennstoffkosten: 2.500 €
• Wartung der Anlage: 180 €
• Reinigung der Anlage: 120 €
• Schornsteinfeger: 85 €
• Betriebsstrom: 145 €

Summe umlagefähig: 3.030 €

Nicht umlagefähige Kosten:

• Reparatur des Brenners: 850 €
• Austausch der Umwälzpumpe: 320 €
• Erneuerung der Rohrdämmung: 480 €

Summe nicht umlagefähig: 1.650 €

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Häufige Fehler vermeiden: Checkliste für Vermieter

Diese häufigen Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

❌ Fehler 1: Reparaturkosten als Wartungskosten abrechnen
✅ Richtig: Nur regelmäßige Wartung ist umlagefähig, nicht die Reparatur

❌ Fehler 2: Verwaltungskosten auf Mieter umlegen
✅ Richtig: Verwaltung ist Sache des Vermieters

❌ Fehler 3: Modernisierungskosten als Betriebskosten abrechnen
✅ Richtig: Modernisierung ist Investition des Eigentümers

❌ Fehler 4: Kosten ohne vertragliche Vereinbarung umlegen
✅ Richtig: Nur vereinbarte Betriebskosten sind umlagefähig

Aktuelle Änderungen 2024 beachten

Seit 2024 gelten wichtige Neuregelungen:

CO2-Kostenteilung: Die CO2-Abgabe für fossile Brennstoffe muss zwischen Vermieter und Mieter geteilt werden. Der Vermieteranteil ist nicht umlagefähig.

Kabelgebühren: Das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen wurde abgeschafft. Kabelgebühren können nicht mehr automatisch über die Betriebskosten abgerechnet werden.

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Zusammenfassung: Die wichtigsten Takeaways

• Nur laufende Kosten sind umlagefähig – Einmalige Ausgaben und Investitionen bleiben beim Vermieter
• Instandhaltung und Reparaturen sind nie umlagefähig – Nur die regelmäßige Wartung kann abgerechnet werden
• Verwaltungskosten trägt der Vermieter – Ausnahme: Hausmeistertätigkeiten nach BetrKV
• Modernisierung ist Eigeninvestition – Wertsteigerungen amortisieren sich über höhere Mieten
• Aktuelle Änderungen beachten – CO2-Kostenteilung und Wegfall des Kabelgebühren-Privilegs seit 2024

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