"Kann ich einfach von Öl auf Gas umstellen und die Heizkosten wie gewohnt abrechnen?" Diese Frage erreicht Vermieter häufig, wenn sie ihre Heizanlage modernisieren. Die Antwort ist komplexer als gedacht: Ein Brennstoffwechsel hat weitreichende Auswirkungen auf die Heizkostenabrechnung und erfordert eine sorgfältige Planung.
Gerade in Zeiten steigender Energiepreise und neuer gesetzlicher Vorgaben wie der CO2-Kostenteilung entscheiden sich viele Vermieter für einen Wechsel des Brennstoffs. Dabei übersehen sie oft, dass sich dadurch nicht nur die Kosten pro Einheit ändern, sondern auch rechtliche Pflichten bei der Abrechnung entstehen.
Rechtliche Grundlagen beim Brennstoffwechsel
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt in §7, welche Heizkosten umlagefähig sind. Beim Brennstoffwechsel bleiben die Grundprinzipien gleich: Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung und Schornsteinfegerkosten können weiterhin auf die Mieter umgelegt werden.
Entscheidend ist jedoch §556 BGB: Jede Änderung der Betriebskosten muss vertraglich vereinbart oder wirksam angekündigt werden. Das bedeutet: Auch wenn du nur den Brennstoff wechselst, musst du prüfen, ob sich dadurch die Art der umlagefähigen Kosten ändert.
Wichtiger Hinweis für 2024: Bei einem Wechsel auf fossile Brennstoffe greift die neue CO2-Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter. Diese muss separat in der Heizkostenabrechnung ausgewiesen werden.
Praktische Auswirkungen mit Zahlenbeispiel
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Du wechselst in einem 6-Parteien-Haus von Heizöl auf Erdgas. Die bisherigen jährlichen Heizölkosten betrugen 4.200 Euro, die neuen Gaskosten 3.800 Euro. Zusätzlich entstehen aber neue Kosten:
- Gasgrundpreis: 180 Euro/Jahr
- CO2-Kosten (Vermieteranteil): 95 Euro/Jahr
- Neue Wartungskosten für Gastherme: 220 Euro/Jahr
- Wegfall: Tankrevision Öltank: -150 Euro/Jahr
Die Gesamtheizkosten ändern sich von 4.200 Euro auf 4.145 Euro – scheinbar eine minimale Ersparnis. Aber: Die Kostenstruktur ändert sich erheblich, was direkte Auswirkungen auf die Abrechnung hat.
Umlageschlüssel richtig anpassen
Beim Brennstoffwechsel musst du den Umlageschlüssel überprüfen. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50% nach Verbrauch und höchstens 50% nach Wohnfläche abgerechnet werden müssen.
Problem: Bei einem Wechsel von einer alten Ölheizung auf eine moderne Gasheizung mit Brennwerttechnik kann sich das Verhältnis von Grundlast zu verbrauchsabhängigen Kosten verschieben. Eine neue Gastherme hat beispielsweise konstantere Grundkosten durch den Gasgrundpreis.
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CO2-Kostenteilung ab 2024 beachten
Seit Januar 2024 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz auch für Vermieter. Beim Brennstoffwechsel musst du beachten:
Erdgas: CO2-Kosten müssen je nach Energieeffizienz des Gebäudes zwischen Vermieter (5-95%) und Mieter aufgeteilt werden. Bei einem Energieeffizienzklasse D-Gebäude trägt der Vermieter 50% der CO2-Kosten.
Fernwärme: Keine CO2-Kostenteilung erforderlich, aber oft höhere Grundkosten durch Anschlusspreis.
Wärmepumpe: Keine CO2-Kosten, aber Stromkosten sind oft volatiler als Gaskosten.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Fehler 1: Fehlende Ankündigung
Du musst Mietern Änderungen in der Kostenstruktur ankündigen. Bei einem Brennstoffwechsel entstehen oft neue Kostenpositionen (z.B. Gasgrundpreis), die vorher nicht existierten.
Fehler 2: Falsche Abrechnungsperiode
Erfolgt der Brennstoffwechsel während des Abrechnungsjahres, müssen die Kosten zeitanteilig getrennt werden. Ein Wechsel im Juli bedeutet: 6 Monate Öl + 6 Monate Gas in separaten Blöcken.
Fehler 3: Übersehene Investitionskosten
Die Anschaffungskosten für die neue Heizung sind NICHT umlagefähig. Nur Betriebskosten wie Wartung, Brennstoff und Schornsteinfeger können abgerechnet werden.
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Dokumentation und Nachweispflichten
Bei einem Brennstoffwechsel steigen die Dokumentationsanforderungen erheblich:
- Verbrauchsdaten: Lückenlose Dokumentation des Wechsels mit Zählerständen
- CO2-Emissionsfaktoren: Müssen für den neuen Brennstoff korrekt ermittelt und dokumentiert werden
- Energieeffizienz-Nachweis: Für die CO2-Kostenteilung benötigst du einen aktuellen Energieausweis
- Kostenbelege: Alle neuen Kostenpositionen müssen durch Belege nachweisbar sein
Praxis-Tipps für eine reibungslose Umstellung
Tipp 1: Timing beachten
Plane den Brennstoffwechsel idealerweise zum Jahreswechsel. Das vereinfacht die Abrechnung erheblich und vermeidet komplizierte Mischkalkulationen.
Tipp 2: Mieter frühzeitig informieren
Informiere deine Mieter schriftlich über den geplanten Brennstoffwechsel und die Auswirkungen auf die Heizkostenabrechnung. Das schafft Transparenz und vermeidet spätere Diskussionen.
Tipp 3: Probeabrechnung erstellen
Erstelle mit den Daten des Vorjahres eine Probeabrechnung für den neuen Brennstoff. So erkennst du potenzielle Probleme vor der ersten echten Abrechnung.
Tipp 4: Professionelle Software nutzen
Die gestiegenen Anforderungen durch CO2-Kostenteilung und neue Brennstoffe machen eine manuelle Abrechnung fehleranfällig und zeitaufwändig.
Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick
- Rechtliche Ankündigung: Jeder Brennstoffwechsel muss den Mietern ordnungsgemäß angekündigt werden, auch wenn sich "nur" der Brennstoff ändert
- CO2-Kostenteilung beachten: Bei fossilen Brennstoffen müssen CO2-Kosten seit 2024 zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden
- Saubere Dokumentation: Lückenlose Aufzeichnung aller Verbrauchsdaten und neuen Kostenpositionen ist essentiell
- Timing optimieren: Ein Brennstoffwechsel zum Jahreswechsel vereinfacht die Abrechnung erheblich
- Professionelle Unterstützung: Die gestiegene Komplexität macht eine automatisierte Abrechnung praktisch unverzichtbar
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